その会議、いくらかかってる？会議コストの計算方法

会議室は無料でも、参加者全員の人件費がかかっている

会議室は無料で使えるし、参加するだけだからコストはかかっていない。 そう思っている方は多いかもしれません。

しかし、会議には参加者全員の人件費がかかっています。 5人が1時間の会議に参加すれば、 それは「5人分の1時間の給与」が使われているということです。

人数×時間×時給で会議の人件費を算出できる

会議のコストは以下のシンプルな計算式で求められます。

1人あたりの時給は、年収から逆算できます。 年収400万円なら時給は約2,000円、年収600万円なら約3,000円が目安です （年間労働時間を約2,000時間として計算）。

8人で1時間の週次会議は年間125万円かかっている

8人で1時間の週次会議を毎週やると、年間で約125万円。 「この会議、本当に必要か？」と考える価値がある金額です。

準備・移動・集中力の中断 — 会議の隠れコスト

上の計算は参加中の人件費だけです。実際にはさらにコストがかかっています。

• 準備時間：資料作成、アジェンダの作成に30分〜1時間
• 移動時間：会議室への移動、別フロア・別オフィスの場合はさらに
• コンテキストスイッチ：集中作業を中断して会議に参加すると、元の作業に戻るまで15〜20分かかる
• 議事録作成：会議後のまとめや共有にかかる時間

メールで済む会議をなくし、人数と時間を半分にする

1. 「この会議、メールで済まないか」を常に考える

情報共有が目的の会議は、多くの場合メールやチャットで代替できます。 議論や意思決定が必要な場合だけ、会議を設定しましょう。

2. 参加人数を減らす

「念のため呼んでおく」をやめるだけで、コストは大幅に下がります。 意思決定に必要な人だけを招集し、それ以外の人には議事録を共有すれば十分です。

3. 時間を短く設定する

1時間の枠を取ると1時間使い切りがち。 30分で設定すれば、30分で終わる内容にまとまります。 アジェンダを事前に共有し、時間内に結論を出すことを意識しましょう。

4. 定例会議を見直す

「毎週やっているから」という理由だけで続いている会議はありませんか？ 隔週や月1回に減らしても問題ないか、一度検討してみてください。

タイマー付きでリアルタイムにコストを表示できる

会議の時間と参加人数を入力するだけで、リアルタイムにコストが表示されるツールを用意しました。 会議中に使って「今いくらかかっているか」を可視化するのにも使えます。

コストを意識するだけで、本当に必要な会議だけ残せる

会議は「無料」ではありません。参加者全員の時間＝人件費がかかっています。 コストを意識することで、本当に必要な会議だけを残し、 チームの生産性を上げるきっかけになります。